Jeg er videoproducent, ikke jurist. Teksten bygger på Datatilsynets vejledninger og afgørelser, som jeg linker til nederst. Er I i tvivl om en konkret sag, så spørg Datatilsynet eller jeres egen jurist.
Medarbejdere er de bedste ambassadører, en virksomhed kan have på video. Men når en kollega står i jeres rekrutteringsvideo eller på forsiden af hjemmesiden, behandler I personoplysninger. Og hvad gør I, når den kollega en dag siger op? Her er, hvad Datatilsynet siger, og hvordan I kan gøre det trygt for alle.
Samtykke er ikke altid svaret
Mange tror, at et underskrevet samtykke løser det hele. Men et samtykke skal være frivilligt, og i et ansættelsesforhold kan det være svært. Medarbejderen kan frygte, hvad der sker, hvis man siger nej. Derfor skelner Datatilsynet mellem billeder og video:
- Billeder, fx portrætter på hjemmesiden, der let kan skiftes ud, kan som udgangspunkt bruges med medarbejderens samtykke.
- Video, som er dyr at lave og ikke kan rettes med et klik, er noget andet. Her skriver Datatilsynet, at samtykke »næppe« kan være grundlaget.
I stedet skal I sørge for, at medarbejderne forstår, hvad de siger ja til, fx at materialet ikke bare kan slettes eller redigeres bagefter. Datatilsynet foreslår at fortælle om videoen på et personalemøde eller på intranettet, så de, der har lyst, selv kan melde sig. Det juridiske grundlag er så ikke samtykke, men jeres legitime interesse som privat virksomhed eller jeres opgave som offentlig myndighed.
»I disse tilfælde kan den ansattes samtykke næppe udgøre grundlag for behandling.«
Prøv det: hvad gælder for jeres video?
Tjek
Et vejledende svar bygget på Datatilsynets vejledninger, ikke juridisk rådgivning.
Når en medarbejder stopper
Her er Datatilsynets afgørelser tydelige. I 2020 fik en virksomhed alvorlig kritik, fordi en tidligere medarbejder stadig var med i firmaets videoer på YouTube og hjemmesiden, selvom han havde trukket sit samtykke tilbage og flere gange bedt om at blive fjernet. I 2021 blev et apotek pålagt at fjerne to billeder af en tidligere medarbejder fra en rekrutteringsvideo på Facebook. Billederne var kun med i to og fem sekunder af en video på 1:19.
Selv når videoen ikke bygger på samtykke, skriver Datatilsynet, at en tidligere medarbejders indsigelse i nogle tilfælde kan være berettiget, så videoen skal slettes eller redigeres. Derfor er det klogt at tænke det ind fra start:
- Lav videoen om arbejdspladsen, ikke om én person. Så kan den leve videre, selvom én kollega stopper.
- Gem råoptagelserne. Så kan videoen klippes om uden en ny optagedag.
- Aftal, hvem der gør hvad. Hvem fjerner videoen fra YouTube, LinkedIn og hjemmesiden, hvis det bliver nødvendigt?
Stopper en medarbejder, kan jeg klippe personen ud eller måske erstatte både krop og stemme med AI, så videoen kan bruges igen. Det koster en ny version, men det er langt billigere end en ny video.
Hvad skal der stå i erklæringen?
Bruger I samtykke, fx til portrætter, skal det ifølge Datatilsynet som minimum indeholde, hvem I er, hvad billederne skal bruges til, hvilke oplysninger der er tale om, og at samtykket kan trækkes tilbage. Det skal være konkret, så skriv, hvor videoen eller billedet skal bruges, fx på hjemmesiden, LinkedIn eller i en bestemt kampagne, gerne med et kryds for hver. Et samtykke, hvor man giver afkald på retten til at trække det tilbage, er ugyldigt.
Bygger videoen på information i stedet, er det stadig en god idé at have det på skrift: hvad videoen skal bruges til, hvor længe, og hvad der sker, hvis man fortryder.
Kilder
- Databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold, Datatilsynet, marts 2023, s. 23-24
- Vejledning om samtykke, Datatilsynet, maj 2021
- Klage over manglende sletning, Datatilsynet, 18. maj 2020
- Kritik af et apoteks brug af billeder af en tidligere medarbejder, Datatilsynet, 1. december 2021
- Hospital kan ikke bruge samtykke til billeder af patienter på Instagram, Datatilsynet, 27. november 2023
- Ændret praksis for billeder på internettet, Datatilsynet, 26. september 2019
Kilderne er tjekket i oktober 2026.
